名古屋生まれ メンタルヘルスケアサービス（EAP）の ユース.ウェルネスです。
最近、社内個別面談の必要性から日本企業でも「1on1」の導入が増えてきました。
シリコンバレーが発祥と言われ「ヤフーの1on1－本間浩輔 著書」などから日本でも周知され、有名企業から中小企業まで広く導入されています。
しかし1on1を行っているが上手く行かないとの声もよく聞かれます。
今回は、1on1の課題と対策をご紹介いたします。
目次
1. 「1on1」とは？
1on1とは、1対1で行うミーティングを指します。一般的な上司と部下のミーティングでは、組織が解決したい事や上司の解決したい事を話す場となります。しかし1on1では、部下の解決したい事を話す場となります。
1on1は、「上司、部下で行う定期的なミーティング」と「部下の解決したい事について対話する場」という特徴があります。上司側は、部下の悩みや経験を聞いた上でアドバイスやフィードバックを行うことで、部下の成長を促します。「部下の為の場である」のが評価面談との大きな違いがあります。
それでは、なぜ1on1が注目を集め、多くの企業が取り入れているのでしょうか？
その最大の効果は「職場におけるコミュニケーション密度の増加」でしょう。
ＩＴ化で情報量が膨大になる一方で、コミュニケーションの密度は、減少しています。さらにコロナ禍で、リモートワークやSNSの拡がりで、コミュニケーション密度の減少に拍車がかかりました。限られた文字情報や加工、編集して切り取られた音声、画像情報だけで判断した結果、個人はもちろん国家レベルの動向にさえ悪影響が起こっています。もちろんデメリットもあれば、今まで知る事が出来なかった世界の情報が瞬時にやりとりが出来て、スピーディーで効率的になるなどのメリットもあります。
そんな背景もあり「1on1」が注目されているのではないでしょうか。
職場のコミュニケーション密度の増加は
・部下の成長促進
・部下の離職の防止（定着率の向上）
・部下の業務課題の解決
・部下の希望に沿った適材適所の配置、業務の効率化
の効果が期待できます。
2. 「１on１」のあるある課題
現場では1on1に対して以下のような問題をよく耳にします。
①：時間が足りない
「1on1をやりたいが、時間が取れなくて」毎日が忙しく、時間の余裕がない。
自分もプレーヤとして成果上げ、短期的な実務の遂行が最優先事項になり、部下育成が二の次になっている。
②：話す話題がない
「世代が違いすぎて1on1をしても話題が見つからない」「雑談だけで終始してしまう」
部下の成長にまでつなげることが出来ていない。
③：部下の反応が悪い
「こっちからアドバイスや業務上の悩みとかを解決してあげようとしても、反応が悪く進まない」
会話が弾まず、一方的に上司が話しているだけの時間になる。
④：愚痴ばかりの話
「素直に悩みを話してくれるが、会社への不平不満ばかりで聞くのが辛い」
上司の精神的なストレスが大きい。
これらの問題は、個別に上司と部下が「話す場」Whatを作っただけで、「目的」whyと「方法」howが上司に一任されている事が原因だと思います。
3. 成功のポイント
では1on1の必要な成功ポイントをお伝えします。
①信頼関係を築く
本音で1on1を行うためには、上司部下の信頼関係は欠かせないものです。信頼関係を築く為には、まずは部下の話を評価、否定、批判せず、受け止める事が基本です。最初は「まずは思っている事を聞かせて欲しい」と切り出すのも１つの方法です。
②黙って聴く
部下に話を振っても、話してくれなかったり、的外れな回答が帰ってきた時は、つい口を挟みたくなります。その時に重要なのは「黙って聴くこと」です。部下側が話してくれるまで、まずは待ってみる。どうしても話が出てこなければ「最近気になっている事は？」「今頭に浮かんでいる事は？」と質問して、業務外の話題から始めても良いでしょう。雑談から始めて信頼関係と安心感を作るのも有りです。
③リアクションをする
話をしても、上司のリアクションが薄ければ話す気が萎えます。リアクションのポイントは、単純応答とうなずきです。「うん」「そう」とうなづき、感情や関心の大きな所は「なるほど」「それは大変だな」と大きくうなずく。オープンクエスチョンや５Ｗ１Hで話を拡げる事も必要ですが、まずは、よく聴いてリアクションをしてみてください。
④選択権をゆだねる
悩みや問題を聞いてもらっても分からない事は、教えて欲しいものです。特に業務上の悩みでは、アドバイスや情報提供も必要です。だからと言って「ああしろ、こうしろ」では信頼関係が崩れてしまいます。伝え方のコツは「アイメッセージ」です。「私は〇〇と思うよ」「私は〇〇をして解決した事があるけど」と参考の一つとして伝え、最終的な選択権を部下にゆだねる事です。
その他に以下の３つを使う事も有効です。
①アジェンダを用意し、何について聞くかをリストにしておく
尋問にならないように内容項目は、２～３にしましょう。仕事のことだけでなく、軽いプライベートのことも含まれているとなお良いです。短い時間でも密度の高いやり取りが可能になります。
②紙に大事な話を書き出して、部下と共有する
対話中のポイントを紙に書き出しながら共有すると相互理解が深まります。愚痴も書き出し課題として捉えて、上司も自分の意見を参考として伝える事でストレスが軽減されるでしょう。
図や絵などを入れると、さらに分かりやすく共有できます。
③最後に次のミーティングまでのアクションプランを１つ設定して宣言してもらう
部下が自発的に設定して、上司のアドバイスは必要最低限にする。「じゃ、まず何から始める？→具体的な方法は？→何か私が手伝える事はある？」とスモールステップとフォローを入れると良いでしょう。
4. まとめ
デジタル化やネット社会で、人と人とのやりとりは簡便になった反面、意思疎通が浅くなっています。人と人とが分かりあうには、コミュニケーションの密度が必要になります。業務量の多さや効率化を求められる中で「直接対話する」のは労力がかかります。しかし多くの企業でその効果が起こっているのも事実です。
１回の面談は、メール10通以上の情報量とも言われています。そして非言語情報も豊富です。
まずは、月に１回、１０分でも「1on1」の場を設定してみてはいかがでしょう。
株式会社ユース.ウェルネス
〒460-0008 愛知県名古屋市中区栄2丁目9番26号 ポーラ名古屋ビル A館 5階
従業員のカウンセリング、研修を有資格者が行います。
人事、総務部へのコンサルティングもサポートします。
